Sistemas de Información

 ¿Qué es un sistema de información?

La primera cuestión que tenemos que pensar con relación a ese asunto es que un sistema de información no está restricto a un hardware o software.

Este es un concepto bastante común y que asusta algunas personas, pero que necesita ser desmitificado, ya que estos sistemas son de alcance mucho mayor.

En realidad, el objetivo de los sistemas de información es entender y analizar cómo ocurre el impacto de la adopción de las tecnologías de información en los procesos de decisión gerenciales y administrativos de las empresas.

Por eso, como ya afirmamos, su elemento principal es la información, ya que es esto lo que guiará las tomas de decisiones. ¿Pero de dónde surge esta información?

Básicamente, de la interacción que ocurre entre procedimientos, personas y tecnologías, que trabajan en conjunto con los sistemas de información para alcanzar las metas definidas por la empresa.

En este sentido, necesitamos destacar que el sistema el dividido en subsistemas.

Uno de ellos es social (incluyendo personas, informaciones, procesos y documentos) y el otro, automatizado (compuesto por máquinas, redes de comunicación y ordenadores).

Eso demuestra que realmente las personas son fundamentales para esta herramienta. 

¿Cuáles son las características de este sistema?

El sistema de información puede trabajar con diversos elementos. Entre ellos están software, hardware, base de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gerencia, entre otros.

Es decir, están inclusos todos los procesos informatizados, que pueden disponibilidad la información correcta y hacer la empresa funcionar de manera adecuada.

Sin embargo, existen algunas características inherentes a este sistema que deben ser llevadas en consideración:

Ø  Relevancia: El sistema debe generar informaciones relevantes y necesarias a la empresa, que deben ser generadas a tiempo y ser confiables. Así, esas informaciones tienen un costo cercano al estimado por la organización y atienden a los requisitos de gestión y operación de la empresa

Ø  Integración: Hay que tener una integración entre el sistema de información y la estructura de la empresa. De esta manera, es más fácil coordinar los departamentos, sectores, divisiones y otros tipos de unidades de organización. Además, este proceso de integración facilita y agiliza la toma de decisiones.

Ø  Flujo independiente: Esa característica es bastante diferenciada, porque, al mismo tiempo en que hay un flujo de procesamiento de datos, que ocurre de manera interna y externa, también hay un flujo independiente de los sistemas de información. Está integrado a los subsistemas existentes y, por eso, actúa de manera más rápida y con menos costos.

Ø  Control: No es obligatorio, pero los sistemas de información pueden contener herramientas de control interno, cuya finalidad es asegurar que las informaciones generadas son confiables y actuar de manera a proteger los datos controlados.

Ø  Directrices: Sirven para garantizar que los objetivos de la empresa serán atingidos de manera objetiva, eficiente y directa.

sistema Informático contable Gespymes

Gespymes es el programa de contabilidad, facturación y gestión de empresas más completo que existe en el mercado. Abarca todas las funciones de tu empresa. Integra los apartados de Facturación, Contabilidad online, Cartera de Clientes, Proveedores, Control de Costes, elaboración de Presupuestos, registro de productos, gestionar la parcela comercial, diseño de balances y un largo etcétera.

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GESPYMES: Software de gestión

En GESPYMES lleva desde el año 2006 trabajando con empresas, pymes y autónomos de todo el mundo. Hemos desarrollado programas de gestión online pensando especialmente en las necesidades de todos y cada uno de nuestros clientes.

Así, disponemos de un software de gestión empresarial específicamente diseñado para las exigencias que pueda tener cualquier tipo de empresa. También tenemos a disposición de nuestros clientes un programa de gestión para autónomos. Y, además, contamos con la posibilidad de personalizar la contratación de servicios de cualquiera de nuestros programas de gestión online, garantizando así que nuestros clientes paguen solo por aquello que necesiten.

Gestión contable online

Sea cual sea el programa escogido los beneficios son los mismos: rapidez, sencillez y practicidad. Y es que esos son nuestros mayores objetivos, proporcionar un software intuitivo y fácil de utilizar que ahorre tiempo y esfuerzo. Ni siquiera se necesita tener conocimientos en contabilidad para poder hacer uso de las funciones del software de gestión Gespymes.

 

El programa es tan intuitivo y fácil de utilizar que en menos de un día ya lo estarás usando con la soltura que necesitas. Cada sistema de gestión online Gespymes integra además todas las funciones necesarias para llevar un negocio: facturación, contabilidad, cartera de clientes y proveedores, gestión de obras y proyectos, noticias, control de costes y beneficios, elaboración de presupuestos y un larguísimo etcétera.

 

Para adaptarnos a todos nuestros clientes hemos adaptado cada programa de contabilidad para Mac con lo que sea cual sea tu sistema operativo podrás gestionar tu empresa con Gespymes.

Por supuesto, al ser un software de gestión online, Gespymes es multipuesto y multiusuario, lo que lo capacita para hacer posible la conexión simultánea de diferentes usuarios desde distintos ordenadores. ¿Te imaginas poder acceder a toda la información de tu empresa a cualquier hora del día y desde cualquier lugar del mundo?

 

Programa de gestión online

ERP-Gespymes es ideal como sistema de planificación de todos los recursos empresariales existentes. ERP quiere decir exactamente eso.

CRM-Estas siglas quieren decir en inglés `Customer Relationship Management´ y Gespymes permite gestionar esas relaciones con el cliente en todo lo referido a facturación, aspectos contables y otras aplicaciones. Pero no solamente con el cliente, sino toda la parcela comercial, también con distribuidores o proveedores.

Así pues, si lo que necesitas es un sistema de gestión contable online que te ayude a administrar tu empresa y que sea robusto, completo, fiable y fácil de usar en GESPYMES llevamos casi diez años proporcionando este tipo de servicio y diseñando programas personalizados que se adapten a las necesidades y peculiaridades de todos nuestros clientes. Más ahorro de tiempo y más ahorro de recursos. Cuenta con la máxima ayuda y todos los productos que necesitas para administrar tu empresa. Para todos los sectores y profesionales. ¡Y siempre en la nube a tu alcance!

Si eres de los que buscas la mejor solución de facturación y una herramienta para ERP y CRM apta para todos los sectores y profesionales, anota Gespymes como uno de tus sistemas de facturación predilectos.

 

Información para la toma de decisiones

 

Importancia de la tecnología en las empresas en crecimiento

Las tecnologías de información (TIC) han revolucionado la manera en que las empresas pueden operar, se comunican, planean y analizan de tal forma que se mejora la eficiencia, eficacia y la rentabilidad.

Es importante mencionar que las TIC traen consigo también un cambio estructural en la organización, pudiendo causar una resistencia en el factor humano, por eso es importante que los altos directivos de la empresa estén involucrados y fomenten por medio de la comunicación los beneficios que la tecnología puede aportar al desempeño de las tareas de los empleados.

Cuando hablamos de procesos operativos en las empresas, nos referimos a todos los que tienen que ver con todas las áreas que apoyan a que la empresa venda, produzca, cobre, facture, compre, etc. es decir, que lleve a cabo la actividad a la cual se dedica. Para este tipo de procesos existe una respuesta tecnológica que es de gran utilidad para las empresas, que son los ERP y su rol estratégico en la empresa. Estos son sistemas que facilitan la operación del negocio al integrar los procesos y la información en una sola base de datos y de esta manera gestionar los recursos de la empresa de manera más eficiente.

Como herramienta de apoyo a la toma de decisiones, el ERP permite la integración de la información de las principales áreas operativas de la empresa y al contar con esta automatización se incrementa el nivel de confiabilidad de los datos al diseñar un plan de acción o estrategia.

Hoy en día las empresas no pueden darse el lujo de solamente operar y ser eficientes, deben ir un paso adelante de la competencia visualizando el futuro, en este punto las tecnologías de información juegan un papel preponderante al brindar a las organizaciones la ventaja competitiva que supone contar con información oportuna, certera y en tiempo real.

Un complemento en las TIC que ayuda a la ejecución de los procesos de toma de decisiones es la tecnología llamada “Business Intelligence” o inteligencia de negocios, esto es el conjunto de herramientas tecnológicas que permiten a través de la organización inteligente de los datos de la empresa realizar análisis detallados para incrementar el rendimiento de la empresa o la competitividad de la misma.

La inteligencia de negocios ofrece diversos beneficios para tu empresa como son:

1.   Mayor visibilidad de las operaciones de tu negocio.

2.   Informes centralizados y detallados.

3.   Análisis de tendencias y pronósticos del futuro.

4.   Toma de decisiones certeras.

5.   Contar con información oportuna y confiable para resolver preguntas de su negocio de una manera más ágil.

6.   Obtener métricas e indicadores clave del negocio.

Sistemas De Apoyo A La Toma De Decisiones (DSS): Son los sistemas que dan servicios al nivel administrativo de la organización. Los DSS ayudan a los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rápidamente cambiantes y no especificadas fácilmente con anticipación. Abordan problemas donde el procedimiento para llegar a una solución podría no estar predefinido con anterioridad. Los DSS tienen más poder analítico que los demás sistemas. Contienen explícitamente una variedad de modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes cantidades de datos de tal forma que su análisis sea sencillo para los encargados de tomar decisiones.

 Los DSS están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar directamente con ellos; el manejo de su software es sencillo para el usuario. Son interactivos, es decir, el usuario puede cambiar supuestos, hacer preguntar nuevas e incluir datos nuevos.

Información para la nivel Operativo

 

Sistemas De Información Según Los Niveles De Las Organizaciones

Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa o entidad necesita. Los sistemas son creados para dar un servicio a los diversos intereses de la organización.

Algunas entidades basan su organización en una estructura piramidal, con niveles estratégicos, administrativos. De conocimientos y operativos. Pero también se subdividen en 5 áreas fundamentales como lo son: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Figura 1. Grupos que necesitan la Información y Tipo de sistema de Información:

La división de los sistemas de Información que prestan servicio a los niveles de la organización se pueden dividir en cuatro grupos: Sistemas de Nivel Operativo, Sistema de Nivel de Conocimiento, Sistema de Nivel Administrativo y Sistema de Nivel Estratégico.

Sistemas de Nivel Operativo: son los sistemas que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización. Su objetivo fundamental es responder las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización. Algunos ejemplos de estos sistemas son sistema de los registros de depósitos realizados, un sistema de registro de las horas extras laboradas por los trabajadores.

Sistemas a Nivel del Conocimiento: son los sistemas que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. Su propósito es colaborar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento entre los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo del trabajo de oficina.

Sistemas a Nivel Administrativo: estos sistemas apoyan en las actividades de supervisión y control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Por lo general este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Algunos de estos sistemas apoyan a toma de decisiones no rutinarias, también responden a las preguntan “que pasaría si”. Las respuestas a estas preguntas suelen requerir nuevos datos a la organización así como datos que no son fáciles de obtener de los sistemas a nivel operativo existentes.

Sistemas a Nivel Estratégico: estos sistemas apoyan las actividades a largo plazo de la dirección general de la entidad. Ayudan a resolver y enfrentar aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en su entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.

 

 

Información para fuera de la empresa

La información para fuera de la empresa 

Dentro de las empresas existe un área conocida como “Comunicación Organizacional”, la función que realiza se basa en tener una buena comunicación dentro de las distintas áreas de trabajo y así generar una buena organización, eficacia en lo que se realiza y coordinar de manera correcta a los empleados.

La comunicación es la clave para que los objetivos, propósitos y fines de las empresas se puedan lograr. La manera correcta de comunicarse es por medio de un lenguaje claro, sencillo y comprensible para el que lo recibe.

El mensaje que se quiere transmitir debe de realizarse en el momento indicado, con la información necesaria para que se pueda  comprender y asegurarse que llegue de manera correcta.

Existen dos tipos de comunicación dentro de las empresas:

Comunicación externa: Este tipo de comunicación es dirigido hacia los consumidores, el público objetivo y personas ajenas a la empresa. La comunicación externa tiene como finalidad informar acerca del producto y servicio que la empresa maneja.

Existen diversos medios que sirven para transmitir este tipo de mensajes: revistas, periódicos, televisión, radio e internet entre otros. No debemos olvidar que los mensajes que se quieren transmitir tienen que favorecer a la empresa y su reputación.

Comunicación interna: Este tipo de comunicación es dirigida hacia los miembros de la empresa. Se utiliza para informar acerca de eventos dentro de la empresa, actividades, situaciones y problemas entre otros. Normalmente los líderes de las empresas utilizan la comunicación para motivar, dirigir y controlar las actividades y a los miembros que la conforman.

Los medios que se utilizan para comunicarse dentro de las empresas se encuentran: murales, paredes, correos, llamadas, circulares, informes, reportes, eventos y pláticas cara a cara.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD 

ESCUELA DE CONTABILIDAD

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE PANAMA ESTE

EXTENSION UNIVERSITARIA DE TORTI

Asignatura: Diseño

Profesor: Luis Aguilar         

Estudiante: Ivonne Magallón

Cédula: 8-911-1448